Página 576 Informe Anual defensor del Pueblo 2002 (1)
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Cabe también reseñar que un guardia civil retirado expuso que ante la
resolución desestimatoria del Ministerio de Defensa sobre el abono de
atrasos en su pensión de retiro por inutilidad en acto de servicio, solicitó
una copia de los documentos que integraban su expediente administrativo, sin
que se hubiera atendido su petición, por lo
que reiteró la misma contestándole la Subdirección General de Recursos e
Información Administrativa que dicho expediente había sido archivado y que
sólo podía ser objeto de consulta particular o de estudio jurídico, en su
caso, por los tribunales de lo contencioso-
administrativo, indicándole que para el primero de los supuestos habría que
atenerse a lo dispuesto en el artículo 37.7 de la Ley 30/1992, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo
Común, no admitiéndose solicitudes genéricas sobre un conjunto de
actuaciones, sino individualizada de documentos integrantes de éstas.

De la respuesta remitida al interesado se desprendía que no se le había
informado de lo dispuesto en el artículo 35.1 de la citada Ley 30/1992,
según el cual los ciudadanos en sus relaciones con las administraciones
públicas tienen derecho a conocer, en cualquier momento, el estado de
tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de
interesados, y a obtener copias de los documentos contenidos en ellos,
ni tampoco se le comunicó que el artículo 37.1 de dicha norma dispone que
los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y documentos que
formando parte de un expediente obren en los archivos administrativos,
cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el
tipo de soporte material en que figuren,
siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la
fecha de la solicitud.

En los preceptos mencionados se contiene, por una parte, el derecho de
acceso a los registros y documentos que forman parte de un expediente y, por
otra parte, el derecho a obtener copia de los mismos.

Así, como regla general y sin entrar en las excepciones que se señalan en
otros apartados del artículo 37 de dicha Ley, los ciudadanos tienen
derecho a acceder a los documentos que les conciernen que correspondan a
procedimientos ya terminados, como en el caso del compareciente, y el
ejercicio de este derecho, sin afectar a la eficacia del funcionamiento de
los servicios públicos, debe realizarse formulando petición individualizada
de los documentos que se desean consultar, conllevando
el ejercicio del derecho de acceso el posterior a obtener copias o
certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la
Administración previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen
legalmente establecidas.

Solicitado un informe ampliatorio, se indicó que dado el número de
documentos (224) y de páginas (1.416) que componían el expediente y con el
deseo de atender de manera concreta a la petición de documentos solicitados,
teniendo en cuenta que en su inmensa mayoría obraban en su poder al haberle
sido remitidos en su momento, se solicitó al interesado que pusiera de
manifiesto los documentos que deseaba le fueran remitidos, sin ningún tipo
de limitación.

A la vista de lo expresado, esta Institución puso de manifiesto que al
margen de que se le comunicara al afectado que indicara los documentos que
deseaba que le fueran remitidos, también se le debía haber informado de su
derecho de acceso a consulta de los mismos para que, una vez que los hubiera
examinado, pudiera solicitar copia de los que considerara necesarios, pues
el interesado difícilmente podría saber con seguridad y solicitar con
acierto los documentos que fueran de su interés, al ser tan amplio el número
de ellos que componen el expediente.

Como consecuencia con lo anterior, y a fin de garantizar tanto el buen
servicio a los ciudadanos como la seguridad en la actuación administrativa y
la eficacia de los medios puestos a disposición de los mismos, se recomendó
a la Dirección General de Personal del Ministerio de Defensa que para
salvaguardar la transparencia y eficacia como principios rectores de la
actuación administrativa, de conformidad con el artículo 105 de la
Constitución y los artículos 35 y 37 de la Ley 30/1992, no sólo se debe
comunicar a los interesados el derecho a obtener copia, sino que de forma
expresa se les debe también comunicar su derecho de acceso a consultar
cuanta documentación deseen y que obre en el expediente, pues, tal y como se
ha indicado con anterioridad,
el ejercicio de derecho de acceso al expediente conlleva el posterior a
obtener copia de los documentos obrantes en el mismo. El citado centro
directivo no sólo aceptó la citada recomendación, sino que además expuso que
es una norma de cumplimiento en cuantos expedientes se tramitan por esa
Dirección General (0017941).