Orden General número 41, dada en Madrid el 30 de octubre de 1997 (B.O.C. nº 31)

ASUNTO: Normas reguladoras de la Documentación en la Guardia Civil

NOTA .- En el texto que sigue figura la redacción dada a los apartados 4 y 5 del artículo 1º por la Orden General del Cuerpo nº 10 de 1 de abril de 2003 (BOC 10).

�NDICE

Preámbulo

Artículo 1.- Correspondencia.

Artículo 2.- Organización del Sistema Informático.

Artículo 3.- Documentos periódicos.

Artículo 4. Limitación de mensajes.

Artículo 5.- Ordenes de Servicio.

Artículo 6.-

Disposiciones Adicionales.

Disposiciones Transitorias.

Disposición derogatoria. Derogación normativa.

Disposición final. Entrada en vigor.

Anexo



Preámbulo

La evolución experimentada por los medios ofimáticos y telemáticos, las facilidades que suponen para la gestión de la documentación, su implantación en la Administración y la rapidez que hoy se demanda en la transmisión de datos, requieren la implementación en el Cuerpo de procedimientos similares.

La Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Juridico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, articula una serie de garantías y derechos para los ciudadanos, una de cuyas piezas es el sistema de registro regulado en el articulo 38.

La citada Ley establece que el sistema garantizará la integración en el registro general de todos aquellos de él dependientes y prevé que, a través de convenios de colaboración entre las Administraciones Públicas, se establezcan sistemas de intercomunicación y coordinación que garanticen su compatibilidad informática y la transmisión telemática de los asientos, en consonancia con el principio de cooperación que ha de presidir las relaciones entre las Administraciones Públicas.

Ello exige definir sistemas de Registro y Archivo de la correspondencia que incorporando las nuevas posibilidades técnicas permitan alcanzar los objetivos señalados.

De otra parte se considera necesario dictar instrucciones que definan tanto el destino de la documentación pasiva como su tratamiento posterior de forma que pueda resultar de utilidad para cuantos investigadores estén interesados en conocer la participación de la Guardia Civil en los diferentes acontecimientos.

Los volúmenes de información que el funcionamiento de la Guardia Civil requiere, exige proporcionar directrices que permitan definir, implantar y mantener operativo un sistema informático destinado a gestionar dicha información.

La implantación de este sistema permitirá, sin duda, reducir drásticamente la solicitud de información a las Unidades subordinadas y simplificar notablemente la asignación de recursos humanos a la actividad burocrática

Esta acfividad burocrática se agrava por la dificultad de conocer, con precisión, las normas que regulan los diferentes aspectos, tanto operativos como de gestión, que precisa la Guardia Civil para su normal funcionamiento.

Constituye una necesidad hondamente sentida por las Unidades el disponer de un Texto Refundido que recoja las instrucciones dictadas por la Dirección General, Jefaturas y Servicios de forma que, con facilidad y precisión, puedan conocer las normas que en cada momento se hallen vigentes.

Finalmente, dada la complejidad de los aspectos que la presente Orden regula, se establecen periodos de implantación, de cada uno de los aspectos contemplados, de forma que su puesta en funcionamiento pueda efectuarse con la reflexión suficiente.

En su virtud he tenido a bien disponer:





Artículo 1.- Correspondencia.







Registro Informatizado de correspondencia.




Las Unidades y Centros llevarán un Registro General en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o se reciba. También se anotarán en el mismo la salida de los escritos y comunicaciones dirigidas a otras Unidades, Organismos o a los particulares.

Los Servicios, Secciones y Negociados, dependientes de una misma Unidad, podrán llevar sus propios registros, que serán auxiliares del Registro General de la Unidad, al que comunicarán los escritos o comunicaciones , que reciba o genere, de los que el Registro General no tenga conocimiento.

Los asientos de los escritos y comunicaciones indicarán la fecha de recepción o salida y se anotarán respetando el orden en que se produzca su entrada o salida.

Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones se cursarán, sin dilación; a sus destinatarios correspondientes.

Los Registros de correspondencia que han de llevar las Unidades deberán instalarse en soporte informático.

El Sistema Informático de Registro y Archivo garantizará, al menos, la constancia, en cada asiento que se practique, de un número (correlativo dentro de cada año e independiente para los escritos de entrada y salida), el epígrafe su naturaleza, la fecha de entrada o salida del registro, Unidad, órgano o persona remitente o destinatario, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra, así como la intercomunicación entre registros, a los efectos del párrafo segundo de este punto.

Asimismo facilitará las herramientas necesarias para la búsqueda y localización de escritos, a través de cualquiera de los campos en que fue informatizado, la confección de los listados de entrada y salida y la localización de los documentos que, con la periodicidad que se establezca, hayan de integrarse en el Servicio de Estudios Históricos.

Igualmente permitirá relacionar, mediante un número de expediente, los escritos que formen parte de un mismo asunto de forma que éste pueda ser estudiado desde su inicio hasta su conclusión.

Este número de expediente se asignará a los escritos, de entrada o salida, relativos a asuntos que, por su importancia, volumen o naturaleza, requieran un seguimiento específico, de forma que cuando se emita o reciba otro escrito relacionado con el mismo asunto pueda ser archivado con el mismo número de expediente.

El número de expediente se formará con las dos últimas cifras de cada año en curso, seguido de un número correlativo de seis cifras y será utilizado exclusivamente para el archivo de la correspondencia según se detalla en el punto 3 "Archivo de la Correspondencia".

Una relación de los asientos del Registro autorizada por el Jefe de la Unidad sustituirá a los actuales Libros de Entrada y Salida.







Registro General de la Dirección General.




El Registro General de la Dirección General se regirá por los siguientes criterios:







-Permitir que cada Organo interesado pueda consultar la entrada o salida de cualquier documento de su ámbito de competencia.



-Dejar constancia de todas las comunicaciones de entrada o salida de la Dirección General.



-Los diferentes Órganos de la Dirección General informarán al Registro General de los documentos emitidos y recibidos.







3. Archivo de la correspondencia.





Vinculado al Registro de la correspondencia existirá un Archivo en el que se conservarán todas las comunicaciones emitidas y recibidas.

En armonía con el párrafo 2º. del punto 1 de este artículo los Servicios, Secciones y Negociados, dependientes de una misma Unidad, podrán llevar sus propios Archivos, que serán auxiliares del Archivo del escalón superior.

En todo caso cada Archivo tendrá constancia del destino dado a cada documento que haya sido registrado.

El funcionamiento del Archivo se regirá por los siguientes principios:







-Conservar los escritos originales recibidos.



-Entregar la documentación que sea necesaria para su estudio únicamente al personal autorizado. En ese caso se solicitará la firma de un recibo donde se especifique claramente los datos identificativos del expediente, fecha de entrega y persona que lo recibe.







El Archivo estará organizado por cajas que permitan conservar los documentos en formato DIN A4.

El lomo de cada caja se cubrirá con papel blanco en el que figurará el emblema de la Guardia Civil, Unidad o Centro que gestione el Archivo y el número del primer y último documento que contenga.

Cada expediente se conservará en una carpeta simple donde se hará constar su número y una descripción somera del asunto. Dentro de cada carpeta se conservarán los escritos, sean de entrada o de salida, por orden de mayor a menor antigüedad.

Aquellos expedientes que estén perfectamente individualizados relativos a personas, acuartelamientos o vehículos y siempre que su volumen lo aconseje podrán ser archivados de forma independiente por orden alfabético o numérico constituyendo pieza separada del Archivo aún formando parte del mismo.

Los expedientes que tengan relación con personas se archivarán por orden de primer apellido, nombre y segundo apellido.


4. Fondos documentales.



Constituyen los fondos documentales de la Guardia Civil todos los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos por las Unidades, Centros y Órganos del Instituto en el ejercicio de sus actividades, entendiéndose como tales todas las expresiones en lenguaje natural o convencional y cualesquiera otras expresiones gráficas, sonoras o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.

Las Unidades, Centros y Órganos tienen la consideración de Archivos de Gestión. Conservarán en ellos la documentación todavía en trámite y aquella otra que, aun después de finalizado el procedimiento administrativo, esté sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas, tras dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior, según el procedimiento que se establezca.

La documentación, una vez alcanzada la antigüedad que establece la normativa vigente sobre archivos estatales y de acuerdo con las instrucciones y normas técnicas que dicte la dirección del Sistema Archivístico del Ministerio del Interior, será transferida al Archivo General.

La eliminación de documentos sólo podrá llevarse a cabo, tras el correspondiente proceso de valoración documental, según se establece en el Real Decreto 1164/2002. de 8 de noviembre. por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

5. Sección de la Dirección General de la Guardia Civil del Archivo General del Ministerio del Interior.




La Sección fue creada por Orden de 7 de marzo de 2001 con el carácter de Archivo de Gestión. considerándolo como una etapa previa al Archivo General del Ministerio del Interior.

Esta Sección. adscrita a la Subdirección General de Personal, tiene como misión asegurar que los Archivos de Gestión de la Guardia Civil cumplan la normativa legal vigente y apliquen cuantas instrucciones y normas técnicas emanen de la dirección del Sistema Archivístico, asegurando el correcto funcionamiento de los mismos.

La Sección del Archivo asumirá las funciones de supervisión de la correcta organización, conservación y custodia de los fondos documentales mientras permanezcan en las dependencias de las Unidades, Centros y Organismos de la Guardia Civil. y apoyo a la preparación de las transferencias de documentos al Archivo General. Asimismo, expedirá certificaciones sobre expedientes personales de documentos relativos al personal del Cuerpo retirado o que haya causado baja en el mismo. siempre que sean solicitadas por quien tenga capacidad para ello.

El Servicio de Estudios Históricos gestionará y custodiará la documentación considerada dc intcrc's para la historia de la Guardia Civil cuando así lo determine la Comisión Calificadora, ya sea conservando los originales o las copias auténticas en otro soporte. ateniéndose a las normas e instrucciones técnicas que elabore y apruebe la Secretaría General Técnica del Ministerio del Interior.

El régimen de acceso a los fondos documentales se regirá por lo establecido en la Orden de 2~ de diciembre de 2000, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior y se regula el acceso a los archivos de él dependientes.



Artículo 2 .- Organización del Sistema Informático.





1. El sistema que se defina se basará en los siguientes principios:







-Tanto los datos contenidos en él, como su tratamiento, se ajustarán a la legislación vigente.


-Contendrá un módulo de seguridad que garantice el control de los accesos al sistema y a los datos, impidiendo al usuario el acceso si no está autorizado y dejando constancia, al menos, de su identificación, hora y fecha de acceso y dato al que se accedió.




2. Con el fin de unificar criterios en la identificación de los datos de uso común en múltiples aplicaciones y permitir la integración y el intercambio de información de forma coherente entre éstas, se definirán Ficheros Maestros que reúnan las siguientes características:







-Identificar todo registro, de manera única, mediante un código fijo, inmutable y, en consecuencia, no significativo.



-Permitir su utilización en todas las Aplicaciones, incluyendo los registros necesarios sin restricciones de acceso a las mismas.



-Ser compatible con los sistemas instalados en las Unidades.



-Ser capaz de adaptarse a criterios de selección o clasificación no previstos inicialmente.







Los Ficheros Maestros que se definan incluirán al menos los siguientes:





a) Fichero Maestro de Códigos.

Este fichero contendrá todo concepto que necesariamente deba ser codificado para su tratamiento informático, tales como: Armas o Cuerpos de pertenencia del personal, empleos militares, situaciones, escalas, estado civil, sexo, clases de destino, estudios realizados, motivos baja en el Cuerpo, municipios, partidos judiciales, tipos, marcas y modelos de vehículos y efectos gestionados por los diferentes Servicios del Cuerpo.

Los códigos que hayan de ser utilizados por el Fichero Maestro de Bienes Inventariables se ajustarán a los que, siendo utilizados por las Administraciones Públicas, mejor se adapten a las necesidades de la Guardia Civil.





b) Fichero Maestro de Unidades.

Contendrá todas las Unidades del Cuerpo y especialidades, con los atributos necesarios, que faciliten la selección y clasificación por cualquier criterio racional de jerarquía orgánica, funcional o técnica.

Deberá permitir, de forma sencilla y flexible, adecuar los criterios de selección y clasificación a la estructura orgánica de la Guardia Civil, definida por la legislación vigente en cada momento.

Su mantenimiento será responsabilidad de la Subdirección General de Operaciones.





c) Fichero Maestro de Personal.

Pondrá a disposición de las Aplicaciones los datos básicos profesionales, DNI, nombre y apellidos, empleo, destino actual, situación, etc.

El mantenimiento de este fichero será responsabilidad de la Subdirección General de Personal.





d) Fichero Maestro de Bienes Inventariables.

Constituirá un catálogo completo de los bienes inventariables con sujeción a los códigos definidos en la letra a) de este punto.





3. Bases de Datos.





En base a los Ficheros Maestros, se habilitarán las Bases de Datos y Aplicaciones necesarias para centralizar toda la información susceptible de ser tratada por medios informáticos, poniendo a disposición de las Unidades las herramientas necesarias para su adecuada explotación.

La constitución y mantenimiento de las Bases de Datos se basarán en los siguientes criterios:







-No existirán más Bases de Datos que las autorizadas expresamente.



-Se integrarán en el sistema establecido, y como norma general no contendrán ningún dato que ya esté recogido en otra base.



-Se estructurarán de forma que permitan el uso compartido por las distintas Aplicaciones que en cada caso se definan.



-La actualización de la información contenida en las Bases de Datos, y en consecuencia su fiabilidad y coherencia, será responsabilidad del Mando del Órgano competente en la materia de que se trate.


Las Bases de Datos se clasificarán como sigue:

a) Policiales.

Contendrán los datos de personas implicadas en delitos, faltas o infracciones, cadáveres sin identificar, desaparecidos, hechos delictivos y objetos necesarios para conocer, dentro del marco legal establecido, los antecedentes policiales que faciliten la prevención y esclarecimiento de hechos delictivos o infracciones.


b) Administrativas.

Comprenderá las necesarias para la gestión de los recursos humanos y materiales de la Guardia Civil y cuantos trámites administrativos sean necesarios para un óptimo cumplimiento de las misiones encomendadas.


c) Estadísticas.

Obtendrá los datos de las Bases Administrativas y Policiales y de otras fuentes dentro de la normativa en vigor.


d) Operativas.

Las necesarias para realizar las investigaciones concretas necesarias en cada caso. Recabará información de todas las bases de datos necesarias y de cuantas otras fuentes puedan estar disponibles en cada momento