Circular núm. 2, dada en Madrid el día 25 de marzo de 1998 BOC nº 9/98.

ASUNTO: Directrices para el tratamiento de la Documentación Pasiva en el Cuerpo.


La Disposición Adicional Segunda de la Orden General número 41 de 30 de octubre de 1997 sobre normas reguladoras de la Documentación en la Guardia Civil, asigna a la Subdireccíón General de Personal el cometido de determinar las condiciones de ejecución de los contenidos del articulo 1, punto 4. Documentación Pasiva, y trasladarlos a las Unidades.




Por ello se han elaborado por esta Subdirección General las directrices que a continuación se indican, a tener en cuenta por todas la Unidades del Cuerpo, para el tratamiento de la Documentación Pasiva.




1. CLASIFICACIÓN




A efectos de esta Circular, se considerará Documentación Pasiva:




1.1. La relativa al personal retirado o que haya causado baja en el Cuerpo por cualquier motivo, bien sea de carácter biográfico, administrativo, económico o contable.




1.2. La que haga referencia a hechos, vicisitudes o circunstancias relacionadas con el servicio y que ya se encuentre cerrada.




1.3. La que no estando relacionada directamente con personas, haya perdido vigencia o validez, o surtido sus efectos y que ya no sea previsible su uso.




1.4. Documentación con interés desde el punto de vista histórico o administrativo (a efectos orientativos):




- La referente al terrorismo.

- Accidentes de tráfico, aéreos, navales, ferroviarios, etc., de gran importancia.

- Delitos de cualquier clase, de gran importancia.

- Calamidades o catástrofes públicas de gran trascendencia.

- Servicios humanitarios, de protección u otros, de gran relevancia.

- Inauguraciones de Casas-Cuartel de la Guardia Civil.

- Donación de Banderas Nacionales, homenajes, condecoraciones, etc. que se concedan a Unidades o personas del Cuerpo en reconocimiento de sus méritos, por otras Instituciones del Estado, Autonómicas, Locales o particulares.

- La relativa a la presencia de Unidades del Cuerpo en otros países en misiones de paz, cooperación o asistencia técnica.

- Boletines informativos de las Unidades del Cuerpo de carácter periódico.

- La relativa a los Presupuestos y gestión del Gasto.

- La relacionada con la gestión y contabilidad en cuentas bancarias.

- La justificativa del pago de haberes, dietas, indemnizaciones u otros abonos.




La documentación del personal que no haya causado baja en el Cuerpo no se considerará documentación pasiva, y será competencia del Servicio de Recursos Humanos de la Subdirección General de Personal, el cual expedirá las certificaciones relativas a la misma, así como del personal que haya pasado a retirado o causado baja y cuya documentación todavía esté en su poder.




2. CUSTODIA




2.1. La documentación pasiva de carácter biográfico y la que haga referencia a hechos, vicisitudes o circunstancias del servicio permanecerá durante 5 años en el Servicio o Unidad que la genere, transcurridos los cuales se destruirá si no posee interés desde el punto de vista histórico.




Si, por el contrario, tiene interés histórico, se remitirá al Servicio de Estudios Históricos en la forma prevista en el apartado 3.




2.2. La documentación pasiva de carácter económico o contable permanecerá un mínimo de 10 años en el Servicio o Unidad que la genere, transcurridos los cuales podrá ser destruida si carece de valor administrativo o histórico.




Si tiene valor administrativo o administrativo e histórico, no se destruirá y permanecerá en la Unidad que la generó.




Si sólo tiene valor histórico, será remitida al Servicio de Estudios Históricos en la forma prevista en el apartado 3.




2.3. L,a documentación relativa a los expedientes del personal retirado o que ha causado baja en el Cuerpo por cualquier motivo, transcurridos 5 años del pase a retirado o de la baja, será remitida al Servicio de Estudios Históricos en la forma prevista en el apartado 3. Este Servicio expedirá las certificaciones relativas a esta documentación.




3. NORMAS PARA LA REMISIÓN




Para remitir al Servicio de Estudios Históricos la documentación que se considere con valor histórico y la correspondiente al personal retirado o que haya causado baja en el Cuerpo, se procederá de la siguiente forma:




a) Confección de duplicada relación clasificada alfabéticamente por tema o asunto para la documentación con valor histórico, e igualmente otra clasificada alfabéticamente por primer apellido, nombre y segundo apellido de la documentación correspondiente al personal retirado o baja en el Cuerpo.




Ambas serán autorizadas por el Jefe de la Unidad remitente y enviadas junto con la documentación correspondiente al Servicio de Estudios Históricos.




b) El Servicio de Estudios Históricos, al recibo de la documentación y relaciones correspondientes, se quedará con la documentación (a la que dará el tratamiento que corresponda) y con la relación original, devolviendo la copia sellada como acuse de recibo a la Unidad de origen.




c) La remisión de esta documentación se realizará semestralmente, si procede, y después de su permanencia en la Unidad de origen un mínimo de 5 años.




d) No obstante, de la documentación que pueda estar encuadrada en las orientaciones del apartado 1.4 como de valor histórico, se remitirá una copia simple, a su cierre, con carácter inmediato y se incluirá un resumen en la Memoria Anual, todo ello sin perjuicio de su remisión a los 5 años en la forma prevista en los apartados anteriores.




4. ENTRADA EN VIGOR




La presente Circular entrará en vigor el 1 de abril de 1998.




EL SUBDIRECTOR GENERAL DE PERSONAL,


ANTONIO BLANES GARC�A