Orden General número 10, dada en Madrid el día 1 de abril de 2003 (BOC 10)

ASUNTO : Modificación de los apartados 4 y 5 del artículo 1." de la Orden General número 41, de 30 de octubre de 1997, sobre normas reguladoras de la Documentación en la Guardia Civil y derogación de la Circular número 2, de 25 de marzo de 1998, sobre directrices para el tratamiento de la documentación pasiva en el Cuerpo.

NOTA .- Las modificaciones introducidas por esta Orden General se han incorporado al texto de la Orden General mº41 de 1997 que figura en este repertorio.

La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, establece en su Título VII, capítulo 1, que forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público.

En su artículo 55.1 determina que la exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico contemplados en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración comretente, a propuesta de sus propietarios o poseedores. mediantc cl procedimiento que se establezca por vía reglamentaria

El 30 de octubre de 1997 fue publicada la Orden General número 41 por la que se daban normas sobre la documentación en la Guardia Civil, posteriormente se han elaborado disposiciones, en relación con la regulación del Patrimonio Documental, que inciden en la citáda Orden General y en la Circular número 2 de 25 de marzo de 1998 que des,arrolló la misma.

En primer lugar, el artículo 58 de la Ley de Patrimonio Histórico creó una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencia fue desarrollada expresamente por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero. el cual, en su artículo 5.~, estableció que las funciones de la misma eran, entre otras, el estudio y dictamen de los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos, las transferencias, una vez cumplidos dichos plazos. la accesibilidad y utilización de los documentos y series documentales, así como las propuestas de eliminación de éstas.

En base a la habilitación establecida en el citado artículo 58 de la Ley de Patrimonio Histórico, por Orden de 21 de diciembre de 2000 se creó la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior y sc regoló el acceso a los archivos de él dependientes.

Por otra parte, aunque el Archivo General del Ministerio del Interior es único, el apartado décimo de la citada Orden prevé que podrán crearse, mediante Orden del Ministro del Interior, Secciones del Archivo General en los órganos directivos del Departamento. En este sentido, la Orden de 7 de marzo de 2001 crea las Secciones de las Direcciones Generales de la Policía y la Guardia Civil, adscrita esta última a la Subdirección General de Personal.

Así, la Orden de 29 de octubre de 2001, por la que se desarrolla la estructura orgánica de los servicios centrales de la Dirección General de la Guardia Civil, ya recoge dicha adscripción. y elimina, de los cometidos del Servicio de Estudios Históricos. la gestión del Archivo Central, que hasta ese momcnto tenía asignada.

Recientemente, la Orden 1NT12528/2002, de 2 de octubre, por la que se regula el Sistema Archivístico del Ministerio del Interior. articula dicho sistema para la adecuada gestión de su documentación administrativa e implanta un tratamiento archivístico normalizado y uniforme en todas las unidades del Departamento.

Por último, el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico. el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, arbitra el procedimiento a seguir para la eliminación de documentos administrativos y de series de los mismos.

Por todo ello, y con la finalidad de acometer la reforma de las normas reguladoras de la documentación en el Cuerpo, que permita la implantación de un tratamiento archivístico normalizado y uniforme, acorde con la normativa vigente en materia de archivos estatales y plenamente integrado en el Sistema Archivístico del Ministerio del Interior, dispongo:

APARTADO ÚNICO

Se modifican los apartados 4 y 5 del artículo lº, "Correspondencia", de la Orden General número 41, de 30 de octubre de 1997, sobre normas reguladoras de la Documentación en la Guardia Civil, que quedan como sigue:

4. Fondos documentales.

Constituyen los fondos documentales de la Guardia Civil todos los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos por las Unidades, Centros y Órganos del Instituto en el ejercicio de sus actividades, entendiéndose como tales todas las expresiones en lenguaje natural o convencional y cualesquiera otras expresiones gráficas, sonoras o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.

Las Unidades, Centros y Órganos tienen la consideración de Archivos de Gestión. Conservarán en ellos la documentación todavía en trámite y aquella otra que, aun después de finalizado el procedimiento administrativo, esté sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas, tras dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior, según el procedimiento que se establezca.

La documentación, una vez alcanzada la antigüedad que establece la normativa vigente sobre archivos estatales y de acuerdo con las instrucciones y normas técnicas que dicte la dirección del Sistema Archivístico del Ministerio del Interior, será transferida al Archivo General.

La eliminación de documentos sólo podrá llevarse a cabo, tras el correspondiente proceso de valoración documental, según se establece en el Real Decreto 1164/2002. de 8 de noviembre. por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

5. Sección de la Dirección General de la Guardia Civil del Archivo General del Ministerio del Interior.

La Sección fue creada por Orden de 7 de marzo de 2001 con el carácter de Archivo de Gestión. considerándolo como una etapa previa al Archivo General del Ministerio del Interior.

Esta Sección. adscrita a la Subdirección General de Personal, tiene como misión asegurar que los Archivos de Gestión de la Guardia Civil cumplan la normativa legal vigente y apliquen cuantas instrucciones y normas técnicas emanen de la dirección del Sistema Archivístico, asegurando el correcto funcionamiento de los mismos.

La Sección del Archivo asumirá las funciones de supervisión de la correcta organización, conservación y custodia de los fondos documentales mientras permanezcan en las dependencias de las Unidades, Centros y Organismos de la Guardia Civil. y apoyo a la preparación de las transferencias de documentos al Archivo General. Asimismo, expedirá certificaciones sobre expedientes personales de documentos relativos al personal del Cuerpo retirado o que haya causado baja en el mismo. siempre que sean solicitadas por quien tenga capacidad para ello.

El Servicio de Estudios Históricos gestionará y custodiará la documentación considerada dc intcrc's para la historia de la Guardia Civil cuando así lo determine la Comisión Calificadora, ya sea conservando los originales o las copias auténticas en otro soporte. ateniéndose a las normas e instrucciones técnicas que elabore y apruebe la Secretaría General Técnica del Ministerio del Interior.

El régimen de acceso a los fondos documentales se regirá por lo establecido en la Orden de 2~ de diciembre de 2000, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior y se regula el acceso a los archivos de él dependientes.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA PRIMERA. Expedientes personales.

Hasta que se constituya la Sección del Archivo General del Ministerio del Interior en la Guardia Civil, creada por Orden de 7 de marzo de 2001, el Servicio de Estudios Históricos atenderá la clasificación. explotación. custodia y certificación de los expedientes personales y documentos relativos al personal del Cuerpo retirado o que haya causado baja en el mismo. así como las transferencias de esos documentos al Archivo General del Ministerio del Interior, en los plazos que se establece en la normativa vigente sobre archivos estatales o en los que se fijen en el correspondiente estudio de~ valoración documental. aprobado por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior.

Mientras se hace efectivo el funcionamiento de la Sección, la Unidades remitirán al Servicio de Estudios Históricos la documentación correspondiente al personal retirado, y la del resto del personal al Servicio de Recursos Humanos. En ambos casos, la remisión se realizará semestralmente, mediante duplicada relación autorizada por el Jefe de la Unidad remitente, clasificada por orden alfabético de primer apellido, segundo apellido y nombre. El original de dicha relación quedará en el Servicio que la recibe, y la copia sellada se conservará en la Unidad de origen, donde quedará archivada.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA SEGUNDA. Sección del Archivo General.

La Subdirección General de Personal someterá a la aprobación de mi Autoridad as plantillas de personal y medios que estime necesarios para la constitución de la Sección de la Dirección General, dependiente del Archivo General del Ministerio del Interior.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

A partir de la fecha de entrada en vigor de la presente Orden General quedan derogadas las siguientes disposiciones:

- Orden General número 180, de 10 de octubre de 1990, por la que se crea el Archivo Central de la Guardia Civil.

- Circular número 2, de 25 de marzo de 1998, sobre directrices para el tratamiento de la documentación pasiva en el Cuerpo.

- Cuantas normas de igual o inferior rango se opongan a la presente.

DISPOSICIÓN FINAL

La presente Orden General entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la Guardia Civil.

EL DIRECTOR GENERAL,

SANTIAGO LÓPEZ VALDIVIELSO